Pré-salon événementiel : la checklist logistique indispensable pour les exposants
Neuilly-sur-Seine • Palais des Congrès – Porte Maillot • Paris Expo – Porte de Versailles • Paris Nord Villepinte • Espace Champerret
Planifiez tôt, évitez les imprévus
D’abord, établissez un rétroplanning précis. Définissez les jalons : réservation du stand, fabrication des supports, dates d’enlèvement, créneaux de livraison, montage et démontage. Ensuite, affectez un responsable par étape et fixez des délais réalistes. Enfin, réservez vos créneaux d’accès (quais, parkings fournisseurs) dès que l’organisateur les publie.
- J-30 à J-21 : validez l’implantation du stand, commandez électricité et services techniques.
- J-20 à J-10 : finalisez supports (PLV, kakémonos, vitrines), briefez l’équipe.
- J-9 à J-2 : confirmez transport, étiquetez colis/palettes, préparez la feuille de route.
Anticipez transport et stockage
À Paris, les accès se remplissent vite. Ainsi, choisissez le véhicule adapté (utilitaire compact, fourgon L2H2, 20 m³ hayon capitonné) selon le volume et les contraintes d’accès. Protégez systématiquement l’équipement fragile (mousse, couvertures, coins, sangle d’arrimage) et regroupez les envois par zone du stand pour accélérer le montage.
De plus, prévoyez un stockage temporaire près du site si les livraisons sont échelonnées ou si l’organisateur limite les arrivées anticipées. Ainsi, vous centralisez les flux, vous réduisez les allers-retours et vous sécurisez vos délais.
- Inventaire : listez cloisons, écrans, câblage, outillage, consommables.
- Étiquetage : site, hall, allée, n° de stand, contact mobile.
- Feuille de route : horaires, plan du stand, points de contact, schéma de montage.
Vérifiez formalités et techniques
Ensuite, contrôlez les formalités administratives : badges, autorisations d’accès, enregistrement du véhicule, assurances requises, commandes d’énergie et de réseau. Par ailleurs, confirmez les exigences de sécurité (matériaux M1/M2, stabilité, évacuation des allées).
Côté technique, testez électricité et audiovisuel dès l’arrivée ; ajustez l’éclairage et verrouillez la signalétique. En cas de doute, demandez une validation au régisseur du hall pour éviter un démontage contraint.
Montez méthodiquement, optimisez l’ergonomie
Répartissez les rôles : une équipe structure, une équipe câblage/AV, une équipe merchandising. Puis, installez de l’avant vers l’arrière du stand pour garder un flux clair. De plus, placez le produit phare et le message principal dans le cône de vision d’entrée ; prévoyez un chemin naturel vers la zone démo.
- Installez d’abord la structure et l’éclairage.
- Branchez et testez l’AV (boucles vidéo, audio, réseau).
- Positionnez PLV et produits, nettoyez, photographiez la conformité.
- Évacuez et stockez les vides avant l’ouverture.
Coordonnez en continu, mesurez l’efficacité
Maintenez un canal de communication unique (groupe dédié) entre logistique, régie et stand. Ainsi, vous arbitrez vite, vous réduisez les temps morts et vous garantissez la ponctualité. Enfin, notez les retours (horaires réels, incidents, améliorations) pour optimiser votre prochain salon.
En résumé
En planifiant tôt, en protégeant bien le matériel et en respectant les procédures d’accès, vous arrivez prêt et serein. Grâce à cette checklist, vous structurez votre pré-salon, vous limitez les imprévus et vous maximisez l’impact de votre présence à Paris comme à Neuilly.