Pré-salon événementiel : Communication et Logistique au rendez-vous
Neuilly-sur-Seine • Palais des Congrès – Porte Maillot • Paris Expo – Porte de Versailles • Paris Nord Villepinte • Espace Champerret
Alignez communication et logistique dès le départ
Réussir un salon à Paris commence avant l’ouverture des portes. D’abord, vous définissez vos objectifs (visiteurs, leads, rendez-vous). Ensuite, vous synchronisez communication et logistique pour éviter les retards, les dépenses imprévues et la perte d’opportunités le jour J. Par ailleurs, vous installez un pilotage clair (calendrier, responsables, indicateurs) afin de garder la main sur chaque étape.
Concrètement, vous gagnez à partager un même planning entre équipes marketing et transport : dates de campagnes, créneaux de livraison, montage, tests techniques et démontage. De cette manière, chacun sait qui fait quoi, quand et avec quels livrables.
Plan de communication : structurez, cadencez, mesurez
Élaborez un calendrier éditorial simple et efficace. D’abord, annoncez votre présence (save-the-date). Ensuite, valorisez vos contenus (nouveautés, démonstrations, ateliers). Enfin, relancez vos audiences à l’approche de l’événement. De plus, adaptez le format au canal : vidéo courte, visuel statique, article explicatif ou invitation ciblée.
- J-30 : save-the-date, objectifs et promesse de valeur.
- J-14 : focus intervenants/produits, call-to-action vers rendez-vous.
- J-7 : informations pratiques (hall, stand, horaires) et teasing des démos.
- J-2/J-1 : dernier rappel, mise en avant des bénéfices concrets pour les visiteurs.
- Pendant : posts courts, stories, photos du stand et des démonstrations.
Enfin, mesurez l’efficacité (trafic au stand, QR codes scannés, formulaires, rendez-vous tenus) pour améliorer vos prochains salons.
Logistique pré-salon : anticipez les contraintes de Paris
À Paris, les sites imposent des créneaux serrés, des accès fournisseurs distincts et des règles strictes de sécurité. Ainsi, vous vérifiez en amont : badges, autorisations, hauteur/largeur des accès, zones de stationnement, manutention (transpalettes, chariots), et gestion des vides.
- Inventoriez vos éléments (cloisons, PLV, vitrines, écrans, câbles, outillage).
- Étiquetez clairement (site, hall, allée, n° de stand, contact).
- Protégez le fragile (mousse, couvertures, coins, arrimage).
- Choisissez le bon véhicule (fourgon L2H2, 20 m³ hayon capitonné, utilitaire compact selon l’accès).
- Planifiez montage/tests (électricité, audiovisuel) et stockage des caisses vides.
De plus, un stockage temporaire près du site fluidifie les flux (groupage, tournées, retour post-salon). Dès lors, vous limitez les allers-retours coûteux et vous sécurisez les délais.
Checklist chronologique : du J-30 au J+1
J-30 → J-14 : cadrage
- Objectifs, messages, budget et parties prenantes.
- Repérage site (plans, contraintes d’accès, créneaux, manutention).
- Inventaire matériel et besoins spécifiques (énergie, AV, réseau).
J-7 → J-2 : préparation
- Conditionnement, étiquetage, protections et feuille de route.
- Réservation créneau de déchargement et brief de l’équipe.
- Validation du plan d’implantation et des tests à réaliser.
J-1 → J0 : livraison & montage
- Arrivée à l’heure au quai, déchargement, installation selon plan.
- Tests électricité/AV, nettoyage et évacuation des vides.
- Photos de conformité et check final de parcours visiteurs.
J+0 → J+1 : démontage & retour
- Démontage ordonné, reconditionnement, inventaire mis à jour.
- Retour vers entrepôt ou expédition vers salon suivant.
- Débrief à chaud (temps, coûts, incidents, pistes d’amélioration).
Coordination continue : la clé d’un salon serein
Pendant toute la phase pré-salon, vous gardez une communication active entre marketing, prestataire transport et équipe stand. Ainsi, vous arbitrez rapidement, vous recadrez les priorités et vous sécurisez l’échéancier. En somme, vous transformez une somme de tâches en un déroulé fluide.
En résumé
Un pré-salon réussi repose sur une voix active (décider, planifier, coordonner) et des transitions claires (d’abord, ensuite, enfin). En appliquant ces pratiques, vous fluidifiez la communication, vous maîtrisez la logistique et, surtout, vous arrivez prêt le jour J. Résultat : un stand opérationnel, des visiteurs mieux informés et un retour sur investissement plus solide.